AI Register: Wat Is Het, Waarom Moet Het en Hoe Richt Je Het In?

Een AI register is een gestructureerd overzicht van alle AI-systemen die een organisatie ontwikkelt, inzet of importeert. Onder de EU AI Act wordt registratie voor hoog-risico systemen wettelijk verplicht.

Wat is een AI register?

Een AI register — ook wel algoritmeregister, AI-inventaris of AI-catalogus genoemd — is een centrale documentatie van alle AI-toepassingen binnen een organisatie. Het bevat informatie over wat elk AI-systeem doet, welke data het gebruikt, wie verantwoordelijk is, welk risiconiveau het heeft en hoe het wordt gemonitord.

Het concept van het AI register kent twee dimensies. Enerzijds is er het EU AI Act Register: een door de Europese Commissie beheerde publieke database waarin aanbieders van hoog-risico AI-systemen hun systemen moeten registreren vóór marktintroductie. Anderzijds is er het interne AI register: een organisatie-eigen overzicht dat dient als basis voor AI governance, risicobeheer en compliance management.

In Nederland heeft de overheid het voortouw genomen met het publieke Algoritmeregister, waarin overheidsorganisaties hun algoritmen transparant maken. Steeds meer private organisaties volgen dit voorbeeld, gedreven door de naderende verplichtingen van de AI Act en groeiende maatschappelijke verwachtingen rond AI-transparantie.

Waarom is een AI register noodzakelijk?

Het EU AI Act Register: wettelijk kader

De EU AI Act voorziet in een EU-brede database voor hoog-risico AI-systemen, beheerd door de Europese Commissie. Dit register is openbaar toegankelijk en bevat informatie over geregistreerde AI-systemen, hun aanbieders en de conformiteitsbeoordelingen die zijn uitgevoerd.

Wie moet registreren? Aanbieders (providers) van hoog-risico AI-systemen moeten hun systemen registreren in de EU-database vóór ze op de Europese markt komen. Dit geldt ook voor aanbieders van buiten de EU die hun systemen op de Europese markt aanbieden. Gebruikers (deployers) die een publieke instantie zijn, moeten zich eveneens registreren.

Wat moet worden geregistreerd? De registratie omvat onder meer:

• Naam en contactgegevens van de aanbieder en eventuele gemachtigde vertegenwoordiger
• Beschrijving van het AI-systeem en het beoogde doel
• Status van de conformiteitsbeoordeling en betrokken notified body
• EU-lidstaten waar het systeem op de markt wordt gebracht
• De risicoclassificatie en bijbehorende categorie onder Bijlage III van de AI Act
• Link naar de EU-conformiteitsverklaring

Het interne AI register: best practices

Naast de wettelijke EU-registratie is een intern AI register onmisbaar voor effectieve AI governance. Een goed ingericht intern register gaat verder dan het wettelijke minimum en biedt een operationeel instrument voor risicobeheer, compliance en continue verbetering.

Het Nederlandse Algoritmeregister

Nederland loopt internationaal voorop met het publieke Algoritmeregister voor overheidsorganisaties. Dit register, gelanceerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken, biedt burgers inzicht in welke algoritmen de overheid gebruikt en hoe deze werken.

Het Nederlandse register is een voorbeeld van hoe transparantie en verantwoording in de praktijk kunnen worden gebracht. Gemeenten als Amsterdam, Rotterdam en Utrecht hebben hun algoritmen al geregistreerd, inclusief informatie over het doel, de werking en de waarborgen tegen bias en discriminatie.

Voor private organisaties is het Nederlandse Algoritmeregister niet verplicht, maar het biedt een nuttig voorbeeld van hoe een AI register kan worden ingericht. De structuur en velden van het overheidsregister sluiten grotendeels aan bij de eisen van de EU AI Act.

AI register en Shadow AI

Een van de grootste uitdagingen bij het opzetten van een AI register is het fenomeen Shadow AI. Uit onderzoek blijkt dat 78% van de medewerkers die AI gebruikt, dit doet zonder toestemming van IT. Dit betekent dat organisaties zicht hebben op minder dan 11% van het daadwerkelijke AI-gebruik.

Een effectief AI register begint daarom met een grondige inventarisatie: niet alleen van officieel goedgekeurde AI-systemen, maar ook van informeel gebruikte tools. Dit vereist samenwerking tussen IT, compliance, HR en de business. Technische detectie-tools (zoals CASB's en netwerkanalyse) kunnen helpen om ongeautoriseerd AI-gebruik in kaart te brengen.

Stappenplan: uw AI register opzetten

AI register en de link met audits

Een AI register en een algoritme audit versterken elkaar. Het register vormt de basis voor de audit: het identificeert welke systemen geaudit moeten worden en biedt de context voor de audit-scope. Omgekeerd voeden audit-resultaten het register met actuele informatie over risico's, compliance-status en verbeteracties.

Bij VeriAi beginnen we elke AI audit met een review van het AI register. Organisaties die nog geen register hebben, helpen we bij de opzet ervan als onderdeel van het auditproces. Dit zorgt ervoor dat de audit niet alleen een momentopname is, maar bijdraagt aan structurele AI compliance.

Veelgestelde vragen over het AI register

Begin vandaag met uw AI register

Het opzetten van een AI register hoeft niet complex te zijn. Begin klein: inventariseer uw bekende AI-systemen, classificeer ze op risico en documenteer de basisinformatie. Breid het register geleidelijk uit naarmate uw AI governance volwassener wordt.

VeriAi helpt organisaties bij het opzetten van een compliant AI register als onderdeel van onze consultancy diensten. Van een eerste inventarisatie tot een volledig operationeel governance-instrument — wij begeleiden u stap voor stap.